01 / Mehrere Kanäle
Mehrere Kanäle
Anfragen kommen aus Formularen, E-Mails und PDFs. Eva führt sie in eine strukturierte Form zusammen.
Eva verarbeitet Anfragen, bevor sie im Team landen.
Eva ist eine digitale Operations-Mitarbeiterin für wiederkehrende Anfragen, Stammdaten und CRM-Vorgänge. Sie liest Informationen aus Formularen, PDFs und E-Mails, prüft vorhandene Daten und bereitet den nächsten Arbeitsschritt vor.
Das Ziel ist, die vielen kleinen Übergaben, Prüfungen und Einträge aus dem operativen Alltag zu nehmen.
01 Warum Operations
Viele Operations-Prozesse sind viel zu manuell.
Die Arbeit kommt über mehrere Kanäle rein. Informationen stehen in unterschiedlichen Formaten. Ein Teil liegt in Tabellen, ein Teil im CRM, ein Teil in E-Mails. Genau dort entsteht Reibung, wegen der vielen kleinen Handgriffe.
02 / Wiederkehrend
Wiederkehrend
Die gleichen Prüfungen und Übergaben tauchen jeden Tag wieder auf: Stammdaten abgleichen, Bestandskunden finden, Vorgänge anlegen.
03 / Beschreibbar
Beschreibbar
Die Schritte lassen sich klar abgrenzen: Eingang, Prüfung, Vorbereitung, Übergabe.
02 Beispielablauf
Eva bereitet einen Vorgang vor, bevor er das Team erreicht.
Eine Anfrage kommt über ein Formular, per E-Mail oder als PDF. Eva liest die relevanten Informationen aus, gleicht sie mit dem CRM ab und legt einen vorbereiteten Vorgang an.
- 01 · Eingang
Eine Anfrage kommt über Formular, E-Mail oder als PDF.
Kanal, Format und Zuständigkeit sind im Voraus festgelegt.
- 02 · Lesen
Eva liest die relevanten Informationen aus.
Unternehmen, Kontaktperson, gewünschte Leistung, Zeitraum, Ort, interne Referenzen.
- 03 · Abgleich
Sie prüft, ob es den Kunden bereits gibt.
Passende Stammdaten werden verknüpft, fehlende oder widersprüchliche Felder markiert.
- 04 · Vorbereiten
Eva legt einen CRM-Vorgang oder eine Projektanfrage an.
Strukturiert, mit Quellen verknüpft, im richtigen Format für das Team.
- 05 · Übergabe
Unklare Fälle gehen mit Kontext an Menschen.
Mit Hinweis, warum der Fall nicht automatisch weiterläuft.
Eva übernimmt nicht den ganzen Prozess. Sie übernimmt den Teil, der wiederkehrt, beschreibbar ist und sauber begrenzt werden kann.
03 Inputs & Outputs
Was reinkommt und was Eva daraus macht.
Die konkrete Anbindung hängt vom System ab. Eva kann auch in Umgebungen arbeiten, in denen die Daten on-premise liegen. Entscheidend ist, welcher Zugriff für die Aufgabe wirklich nötig ist.
- In 01
Kontaktformulare
- Out 01
Strukturierte Anfrage
- In 02
PDF-Anträge
- Out 02
Erkannter Bestandskunde
- In 03
E-Mails mit Anfragen oder Anhängen
- Out 03
Vorbereiteter CRM-Vorgang
- In 04
CRM- und Stammdaten
- Out 04
Markierte Datenlücke
- In 05
Interne Datenbanken
- Out 05
Zusammenfassung für das Team
- In 06
Dokumentenablagen
- Out 06
Übergabe an eine verantwortliche Person
Eva sollte keine offenen Entscheidungen ohne Rahmen treffen. Gute Operations-Automatisierung arbeitet mit Grenzen.
04 Kontrolle & Sicherheit
Eva arbeitet nicht frei im Unternehmen. Sie bekommt einen klaren Auftrag.
Diese Architektur ist wichtiger als ein hübscher Chatbot. Ein digitaler Mitarbeiter braucht Kontrolle, sonst wird er im Alltag nicht tragfähig.
01
Klarer Auftrag
Eine Aufgabe, ein Kanal, ein Zielsystem, nicht alles auf einmal.
02
Rollen & Rechte
Pro System, pro Datentyp, pro Person, begrenzt auf das Nötige.
03
Audit Logs
Jeder Schritt nachvollziehbar, exportierbar, prüfbar.
04
Human-in-the-Loop
Unklare Fälle, Sonderfälle und Entscheidungen bleiben bei Menschen.
05
Keine Trainingsnutzung
Kundendaten werden nicht für Training verwendet.
06
Hosting & Datenflüsse
Für das konkrete Setup geplant. Auch On-Premise-Szenarien sind möglich.
05 Wie thirdmind Eva baut
Ein erster digitaler Operations-Mitarbeiter beginnt mit einem konkreten Prozess.
Gemeinsam wird geprüft: Wo kommt Arbeit rein? Welche Daten braucht Eva? Welche Systeme darf sie lesen oder vorbereiten? Wann darf sie einen Vorgang weitergeben und wann muss ein Mensch entscheiden?
Danach entsteht ein begrenzter MVP. Nicht als Demo, sondern als erstes System mit Aufgabe, Kanal, Zugriffen, Logs und klarer Verantwortung.
Wenn dieser MVP im Alltag trägt, wird erweitert: mehr Anfragetypen, mehr Datenquellen, mehr Vorbereitungsschritte. Schritt für Schritt.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen.
Was ist ein digitaler Operations-Mitarbeiter?
Ein digitaler Operations-Mitarbeiter ist ein KI-System für wiederkehrende interne Arbeit. Er liest Informationen, prüft Daten, bereitet Vorgänge vor und übergibt Ausnahmen an Menschen.
Kann Eva direkt im CRM arbeiten?
Das hängt vom CRM, den Rechten und dem gewünschten Prozess ab. Ein sinnvoller Start ist oft, Vorgänge vorzubereiten und sichtbar zu machen, bevor ein Mensch sie freigibt.
Welche Dokumente kann Eva lesen?
Typische Inputs sind Formulare, PDFs und E-Mails. Welche Felder zuverlässig ausgelesen werden können, wird im Projekt anhand echter Beispiele geprüft.
Funktioniert das auch mit On-Premise-Datenbanken?
Ja, solche Setups sind möglich. Die konkrete Architektur hängt davon ab, wie die Daten erreichbar sind und welche Sicherheitsanforderungen gelten.
Ersetzt Eva ein Operations-Team?
Nein. Eva übernimmt wiederkehrende Vorarbeit. Entscheidungen, Sonderfälle und Verantwortung bleiben bei Menschen.
Wie startet ein erstes Projekt?
Am Anfang steht ein klarer Prozess: ein Eingangskanal, ein Datentyp, ein Zielsystem und eine Aufgabe, die häufig genug vorkommt. Daraus entsteht ein begrenzter MVP.
Kennenlernen
Viele Anfragen, PDFs oder E-Mails wandern bei euch manuell in Systeme?
Das ist ein guter Startpunkt. In 25 Minuten können wir prüfen, ob ein digitaler Mitarbeiter zu eurem Setup passt und wo ein begrenzter MVP sinnvoll ansetzt.
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